Szabó Zoltán, a NetLock Kft. termékmenedzsere néhány tippel segít, hogy miért érdemes a hagyományos, papíralapú számlázásról elektronikusra váltani.

 

1. Legyünk költséghatékonyak!

Az elektronikus számlázáshoz kapcsolódó egyik legfontosabb előny, hogy jelentős költségmegtakarítást jelent a hagyományos megoldáshoz képest. Amennyiben egy vállalat évi 100-150 darab számlánál többet állít ki, akkor már megéri az elektronikus számlázást választani. A [%COLOR=#0000ff%][%UNDERLINE%]<a>NetLock kalkulátorával</a>[%COLOR%] az is könnyedén kiszámolható, hogy pontosan mekkora megtakarítás érhető el.[%UNDERLINE%]

 

2. Csökkentsük az adminisztrációs terheket!

A számla kiállítása, nyomtatás, aláíratás, pecsételés, borítékolás, postán sorban állás, iktatás… Jól ismerjük a folyamatot a maguk kis bosszúságaival együtt. Az elektronikus számla kiállítása, hitelesítése, elküldése és iktatása mindössze néhány kattintást jelent, fel sem kell állni az íróasztaltól.

 

3. Egyszer?sítsük a kereshetőséget, tegyük biztonságosabbá a tárolást!

Előfordult már, hogy egy hónapokkal vagy akár évekkel korábbi számlát kellett előkeresni? Dobozok, iktató mappák átkutatása után valahol a szekrény aljából került elő végül a papír. Az elektronikus számlák tárolása is elektronikusan történik, amely gyors és egyszer? visszakereshetőséget biztosít, ráadásul megfelelő informatikai környezetben biztonságosabb tárolást is tesz lehetővé.

 

4. Gyorsítsuk fel a fizetést!

Míg a papíralapú számlák esetében a kézbesítés napokat vesz igénybe, addig az elektronikus verzió percek alatt a vevőnél van, ami jelentősen gyorsíthatja a fizetést. Nem beszélve arról, ha a papíralapú számlával probléma van, és vissza kell küldeni, újat kell kiállítani, szintén újabb napok, hetek telhetnek el, mire megérkezik a bankszámlára a számla ellenértéke.

 

5. Legyen kisebb az ökológiai lábnyomunk!

Ma már a felelős vállalatok m?ködését meghatározza, hogy környezettudatos megoldásokat válasszanak, és például minél kevesebb papírt használjanak, minél kevesebbet nyomtassanak. Az elektronikus számlák esetében nincs szükség sem papír-, sem nyomtatóhasználatra.

 

6. Éljünk a pályázati lehetőségekkel!

Az Európai Unió irányelveivel összhangban Magyarországon is cél, hogy minél több vállalat válassza az elektronikus számlázást. Ennek megfelelően a pályázati kiírásokban gyakran szerepet kap az elektronikus számlázás bevezetésének támogatása, sőt a pályázatok elbírálásánál gyakran plusz pontot jelent, ha a pályázó elektronikusan számláz. Érdemes figyelni a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség oldalán elérhető pályázati lehetőségeket.

P { margin-bottom: 0.21cm; direction: ltr; color: rgb(0, 0, 0); line-height: 115%; widows: 2; orphans: 2; }P.western { font-family: \"Calibri\",sans-serif; font-size: 11pt; }P.cjk { font-family: \"Calibri\",sans-serif; font-size: 11pt; }P.ctl { font-family: \"Times New Roman\",serif; font-size: 11pt; }A:link { color: rgb(0, 0, 255); }

Jó tudni…

<ul>

<li>
A számlákkal kapcsolatos általános követelmény, hogy biztosítani kell az eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

</li>

<li>
Az elektronikusan kiállított számlák kizárólag elektronikusan őrizhetők meg, amelyhez az elektronikus aláírás mellett időbélyeggel is el kell látni a dokumentumot. Érdemes tehát olyan megoldást választani, amelynek része az időbélyeg szolgáltatás is.

</li>

<li>
Nem szükséges a vevőtől külön engedélyt kérni elektronikus számlázáshoz, elegendő, ha ráutaló magatartást tanúsít, vagyis kifizeti a számlát, ezzel elfogadta, hogy elektronikusan számlázzunk neki.

</li>

<li>
A számlázás teljesen elektronikussá tétele mellett arra is van lehetőség, hogy a papíralapú számlák másodbizonylatait őrizzük meg elektronikusan.

</li>

</ul>